ТН и ТТН в 1С Бухгалтерии: пошаговая инструкция по заполнению

В Республике Беларусь оформление товарно-транспортных (ТТН) и транспортных (ТН) накладных осуществляется в соответствии с действующими нормативными актами и установленными правилами. Данные документы играют ключевую роль в учёте и отслеживании перемещения товаров. В публикации будут разъяснены: сущность ТТН, случаи обязательного применения ТН и ТТН, порядок их оформления, необходимое число экземпляров, а также основные различия между этими формами.

Оформление товарно-транспортной (ТТН) и транспортной (ТН) накладных требуется в следующих ситуациях:

Внутренние перевозки. При перемещении товаров в пределах Республики Беларусь обязательным является заполнение ТТН. Этот документ официально фиксирует передачу груза от отправителя перевозчику, а затем — получателю. В накладной отражаются сведения о грузе (масса, стоимость), а также адреса погрузки и выгрузки, что гарантирует корректный учёт и контроль движения товаров, а также помогает урегулировать споры при повреждении груза или предъявлении претензий. Каждый экземпляр ТТН подлежит заполнению, подписанию и заверению печатями участников процесса.

Международные перевозки. Для грузов, следующих из Беларуси за рубеж или в обратном направлении, необходима транспортная накладная (ТН). Она является базовым документом для таможенных формальностей и должна включать полные данные для пересечения границы: точное описание товара, его стоимость, реквизиты отправителя и получателя. Наличие ТН способствует соблюдению таможенных правил и ускоряет прохождение контроля, сокращая возможные простои на границе.

Коммерческие перевозки. Если транспортировка осуществляется в рамках купли-продажи или иной коммерческой операции, также оформляется ТТН. Документация обязана чётко фиксировать детали сделки: информацию о продавце и покупателе, характеристики товара, условия доставки. Это необходимо для надлежащего учёта товаров, расчёта налоговых обязательств и, при необходимости, предъявления рекламаций по качеству или количеству продукции.

Договор аренды. При перевозках на основании договора аренды требуется составление как ТН, так и ТТН. Указанные документы подтверждают условия аренды, удостоверяют факт передачи имущества в пользование, фиксируют сроки и обязательства по возврату. Они служат инструментом контроля за соблюдением договорённостей обеими сторонами и играют важную роль в бухгалтерском и отчётном учёте.

ТН, как и ТТН, можно распечатать из документа реализации по кнопке «Печать».

Правила

Первый раздел товарно-транспортной накладной (ТТН) заполняется отправителем груза и содержит детальную информацию о перевозимых товарах. Основные нюансы заполнения:

1. Детализация товара. В начале таблицы вписываются данные о каждой товарной позиции, включая учетный номер (если используется в компании), номер прейскуранта, артикул (если применимо), а также количество единиц каждого товара.

2. Стоимость. Затем указывается стоимость за единицу товара.

3. Единицы измерения. Указываются единицы измерения для каждой товарной позиции (например, килограммы, метры, кубические метры).

4. Тип упаковки. Определяется тип упаковки для каждой позиции (коробки, бочки, мешки и т.д.).

5. Количество упаковок и вес. Отмечается количество упаковок и общий вес каждого товара.

6 .Общая стоимость товаров. Вносится общая стоимость всех товарных позиций, а также отражаются возможные надбавки за объем или складские/транспортные затраты.

7. Номер товара и масса. Записывается номер товара по складской классификации отправителя и общая масса груза.

8. Подписи. В левом нижнем углу раздела ставятся подписи ответственных лиц: отправителя, кладовщика, главного бухгалтера и ответственного за выдачу сотрудника. Справа фиксируются данные водителя.

9. Подпись грузополучателя. В этом же разделе грузополучатель оставит свою подпись, подтверждая факт получения товара.

Второй раздел ТТН фокусируется на процессе перевозки и включает следующие элементы:

1. Длительность перевозки. Указывается ожидаемая продолжительность перевозки.

2. Сведения о перевозчике. Записываются данные о компании, ответственной за транспортировку, включая информацию об автомобиле (бренд, государственный номер).   

3. Плательщик. Вносится информация о компании, заказывающей транспортные услуги, ФИО водителя и номер его удостоверения.

4. Погрузка и разгрузка. Указываются фактические адреса погрузки и разгрузки, а также любая дополнительная информация: изменение адреса доставки или маршруты.

5. Способ определения массы. Если взвешивание производится, указывают тип весов (автоматические, ручные). Если взвешивание не проводится, делается пометка «нормативный» или «согласно маркировке».

6. Документация. В правой части под таблицей перечисляются документы, приложенные к грузу.

7. Подписи участников. В левой части раздела ставятся подписи всех участников процесса погрузки, доставки и отгрузки.

Количество экземпляров накладных

Количество экземпляров накладных в Беларуси определяется нормативными актами:

1. ТТН. Обычно составляется в четырех экземплярах: для грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя, для учета в бухгалтерии.

2. ТН. Для транспортной накладной также требуется минимум три образца, распределяемые между отправителем, перевозчиком, получателем.

Отличия товарно-транспортной накладной и транспортной накладной

Несмотря на схожесть у них есть существенные отличия:

1. Назначение. ТТН используется для внутреннего учета и контроля движения товаров, а ТН применяется при международных перевозках.

2. Содержание. ТТН включает более детализированную информацию о грузе, его стоимости, условиях перевозки, в то время как ТН содержит данные, необходимые для международных транспортировок.

3. Правила оформления. Для ТТН существует унифицированная форма ТТН-1, обязательная к использованию, тогда как для ТН зависит от международных стандартов, а также требований.

Заключение

Правильное заполнение ТТН и ТН в РБ — гарантия успешного, а также законного осуществления перевозок. Использование программных средств, таких как 1С, позволяет автоматизировать процесс заполнения товарно-транспортной накладной, а также избежать ошибок. Понимание различий между этими документами, а также знание правил их оформления поможет обеспечить правильный учет, контроль перемещаемых товаров.