Кейс по внедрению CRM-системы для Event-агентства «Тим Лаб Проект»
1. Анализ потребностей и составление технического задания
- Проведена онлайн-встреча с представителями агентства для понимания специфики бизнес-процессов в организации мероприятий.
- Определены ключевые задачи: управление лидами и сделками, автоматизация документооборота, интеграция каналов связи и внутренняя коммуникация команды.
- Разработано подробное техническое задание с учетом этапов работы с клиентами, шаблонов документов, необходимых полей и сценариев обработки заявок.
- Подготовлена визуализация бизнес-процессов и последовательностей стадий в системе.
- После согласования ТЗ приступили к поэтапной настройке системы.
2. Настройка CRM-системы
- Внедрена индивидуальная конфигурация Битрикс24 в соответствии с бизнес-процессами клиента.
- Настроены воронки лида и сделки, автоматические задачи и напоминания.
- Внедрены CRM-формы для сбора информации о мероприятии и клиенте, с автоматической отправкой и возвратом данных в лид.
- Созданы шаблоны документов и механизм автоматической генерации КП, договоров и счетов.
- Реализованы автоматические переходы между стадиями и постановка дел и задач менеджерам.
- Настроены права доступа для разных ролей: менеджеров, event-специалистов.
3. Интеграция внешних каналов и лидогенерации
- Интеграция с телефонией ВАТС А1: автоматическое создание лидов по входящим звонкам.
- Подключение Instagram и Telegram bot через открытые линии с автоматическим созданием и обновлением лидов.
- Внедрен платный сервис Wazzup для работы с номерными Telegram и Viber каналами — возможность писать клиенту первым прямо из CRM.
4. Внедрение инструментов командной работы
- Настроены групповые и личные чаты, задачи с чек-листами, соисполнителями и крайними сроками.
- Внедрен корпоративный диск и онлайн-редактирование документов.
- Использование видеозвонков и групповых звонков для совместной работы.
- Внутреннее взаимодействие стало более структурированным и прозрачным.
5. Обучение сотрудников
- Проведены обучающие сессии для менеджеров по продажам и event-менеджеров.
- Подготовлены инструкции по заполнению лидов, работе со сделками, документообороту и коммуникациям.
- Сформированы шаблоны типовых задач и сценариев для повседневной работы.
6. Поддержка и сопровождение
- Оказана техническая поддержка в период адаптации сотрудников к новой системе.
- Внесены доработки и оптимизации в процессе работы по обратной связи от команды клиента.
- Поддерживается сопровождение по обновлениям, безопасности и улучшению процессов.
✅ Результаты внедрения
- ✅Скорость обработки лидов выросла на 30% за счет автоматизации сценариев и уведомлений.
- ✅Безопасность данных усилена благодаря разграничению прав доступа и шаблонам документов.
- ✅Автоматизация рутинных задач позволила менеджерам сосредоточиться на клиентах, а не бумажной работе.
- ✅Клиенты получают КП и договора быстрее, а менеджеры контролируют оплату, задачи и коммуникации в единой системе.
- ✅Вся команда работает в одной экосистеме: CRM, задачи, чаты, документы — в одном интерфейсе.
CRM-система стала ядром бизнес-процессов агентства, объединив продажи, документооборот, командную работу и взаимодействие с клиентами.
